나이스 행정정보 공동 이용 사전 동의서 보관 기간 및 FAQ

학교생활기록부 행정정보공유 연계시스템 운영 지원 도움자료(FAQ 자료)

 

 

본 자료는 2022학년도 학교생활기록부 행정정보공유 연계시스템 운영 지원을 위해 제작된 도움자료(FAQ 자료)입니다. 향후 관련 근거(지침) 변경 등에 따라 변경될 수 있습니다.

 

 

 

 

경기도교육청 학교교육과정과

 

 

Q1	학교에서의 학교생활기록부 행정정보공유 연계시스템 이용은 의무인가요?
A1	- 매 학기 초 담임교사는 「학교생활기록 작성 및 관리지침」에 따라 학생들의 기본 신상자료(성명, 주민등록번호, 성별, 생년월일 등)을 확인・점검하며, 주소를 주민등록등(초)본과 일치하도록 현행화해야 합니다. - 이때, 주민등록등(초)본을 제공받아 현행화하는 것이 아니라 전자정부법 제36조에 따라 학교에서는 1,2학기 모두(연2회) 의무적으로 행정정보공유 연계시스템을 통하여 자료를 수집하여 기록해야 합니다. ※「학교생활기록 작성 및 관리지침」 (교육부 훈령 제393호) 제7조(인적・학적사항) ① ‘학생정보’란에는 성명, 성별, 주민등록번호와 입학 당시의 주소를 입력하되, 재학 중 주소가 변경된 경우 변경된 주소를 누가하여 입력한다. 해설 가. 학생의 성명, 성별, 주민등록번호와 주소는 주민등록등(초)본과 일치하여야 한다. ※ 전자정부법 제36조(행정정보의 효율적 관리 및 이용) ①행정기관등의 장은 수집・보유하고 있는 행정정보를 필요로 하는 다른 행정기관등과 공동으로 이용하여야 하며, 다른 행정기관등으로부터 신뢰할 수 있는 행정정보를 제공받을 수 있는 경우에는 같은 내용의 정보를 따로 수집하여서는 아니된다.
Q2	모든 학생(학부모)의 동의서를 받아야 하나요?
A2	- 담임교사는 주소 현행화를 위해 주소가 변경된 학생 뿐 아니라 모든 학생을 대상으로 주소가 주민등록등(초)본과 일치하는지를 행정정보공유 연계시스템으로 확인하는 것이 원칙입니다. 일부 학년이나 일부 학생만 대상으로 연계 요청하지 않도록 유의합니다. - 따라서, 매 학년초(연1회) 학생(학부모) 동의서를 징구해야 합니다. 다만, 학생(학부모)는 행정정보공유 연계시스템에 대한 동의서 제출 여부를 선택할 수 있으며, 동의하지 않을 경우에는 동의서에 명시된 바와 같이 주민등록등(초)본을 제출하여야 합니다. - 다만, 주민등록번호가 없는 학생(외국인 등)은 연계 대상에서 제외되므로 동의서를 징구할 필요가 없습니다.

 

 

 

Q3	‘연계 요청’과 ‘반영’기간 내에 실시하지 못한 학교(학급)의 경우, 추가로 신청(운영)이 가능한가요?
A3	- 행정정보공유 연계시스템은 담임교사가 정해진 기한 내에 미신청 또는 결재 누락(미상신, 결재중) 등으로 ‘연계 요청’이나 ‘반영’이 이뤄지지 못하였을 경우에 시스템상 개별 학교(학급) 단위로는 운영이 불가하므로, 운영 기간을 반드시 준수해야 합니다. - 운영 기간을 미준수한 학급에 대해 추가 조치나 안내해드릴 사항은 없으므로 유의하시기 바랍니다.
Q4	학생(학부모) 동의서는 종이(서면)으로만 징구가 가능한가요?
A4	-행정정보 공동이용 지침 제28조에 따라 행정정보공유 연계시스템 이용 전에 학생(학부모)의 동의서를 징구해야 하며, 아래 지침에 따라 [붙임2]의 양식을 활용하여 서면 징구하거나 유무선 통신으로 징구할 수 있습니다. - 다만, 학교에서 사용하고자 하는 유무선 통신이 사설 프로그램(예-e알리미 등)인 경우, 경기도교육청에서는 활용 가능 여부를 답변드리기 어려우므로 학교에서 아래 지침※을 통해 자체적으로 판단하시기 바랍니다. - 또한, 학교에서 타 동의서와 통합하여 동의를 받는 것은 가능하나, [붙임3] 동의서의 내용이 반드시 포함되어야 합니다. ※ 행정정보 공동이용 지침 제28조(정보주체의 사전동의) ① 이용기관은 「개인정보 보호법」 제2조제1호에 따른 개인정보를 공동이용함에 있어서 법 제42조제2항 각 호 및 영제49조제2항 각 호의 경우를 제외하고는 법 제42조제1항에 따른 정보주체의 사전동의를 받아야 한다. ③ 법 제42조제1항에 따른 정보주체의 사전동의는 법령등으로 정하여진 공동이용에 관한 동의 서식, 별지 제8호서식, 정보주체로부터 공인전자서명(「전자서명법」제2조제3호의 공인전자서명을 말한다)이 있는 전자문서(「전자서명법」제2조제1호의 전자문서를 말한다. 이하 같다) 또는 그 밖에 행정정보의 제공 내용 및 제공 목적 등을 고려하여 행정정보공동이용 사전동의의 안전성과 신뢰성이 확보될 수 있는 유무선 통신으로 개인비밀번호를 입력하는 방식 등으로 할 수 있다. ④ 이용기관이 그 기관이 사용하는 사무별 서식(전자문서를 포함한다)의 일부로서 사전동의를 얻기 위한 서식을 별도로 정하여 사용하는 경우에도 별지 제8호서식의 내용이 반영되도록 하여야 한다.

 

 

 

 

 

Q5	동의서 보존기간 및 보존방법은 무엇인가요?
A5	- 학생(학부모) 동의서는 학교기록물 관리지침(국가기록원 고시)에 따라 학교에서 보관해야 하는 학교 기록물의 범위에 해당됩니다. 이에 학교 공통단위과제 분류기준 및 보존기간 책정 기준에 따라 5년간 보존합니다. - 서면 동의서의 보존 방법은 공공기록물관리지침에 따라 동종 대량 생산(신청서, 동의서 등)은 실물(원본)을 편철하여 지정된 장소에 보관하고, 5년 이후 심의 후 폐기합니다. - 프로그램(시스템)에서 다운받은 형태의 정보는 그대로 업무관리시스템을 통해 내부결재를 득해 5년간 보관합니다. 참고로 동의서의 유효기간은 1년입니다. ※제36조(공동이용 기록의 관리) 공동이용센터 또는 이용기관은 행정정보를 공동이용하기 위하여 처리되는 행정정보(각종 신청서 및 사전동의서를 포함한다. 이하 이조에서 같다)에 대한 저장·출력등에 대해서는 다음 기준에 의하여 유지·관리한다. 이 경우 제1호 또는 제2호에 따른 기간과 제3호에 따른 기간이 상이한 경우에는 그 중 장기(長期)인 것에 따른다. 1. 해당 행정정보를 열람하여 처리한 사무에 관한 법령 등에 그 보존기간이 정하여진 경우에는 그 보존기간 2. 제1호에 따른 보존기간이 불명확하거나 정함이 없는 경우에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표1에 따른 보존기간 3. 이용기관과 합의에 따라 보존기간을 정한 경우에는 그 기간 4. 제1호부터 제3호까지의 보존기간 이외의 경우에는 5년
Q6	연계된 주소가 기존 주소와 유사한 경우 반영하지 않나요?
A6	- 나이스에 등록된 주소와 주민등록정보시스템으로부터 수신된 주소가 다른 경우 빨간색으로 표시됩니다. 기존의 주소는 삭제하지 않고 누가기록(반영)합니다. - 기존 주소와 유사하나 기호, 띄어쓰기 등에 차이가 있어도 빨간색으로 표시됩니다. 이 경우 그대로 반영하여 누가기록하여도 무방하나, 삭제를 희망할 경우에는 새로운 주소의 날짜를 이전 주소의 날짜로 변경한 후 이전 주소는 삭제합니다.
Q7	연계 요청 승인을 위한 결재라인은 어떻게 되나요?
A7	- 최종 결재자는 반드시 학교장이어야 하며, 그 외 결재단계나 결재자는 단위학교에서 정합니다.